Philomena

Actual gestión en el Registro Principal del Estado Mérida

“Luego de una semana “pegada” a la computadora logré obtener una cita para legalizar las partidas de mis hermanos y la mía. No fue fácil, varias veces amanecí y otras me trasnoché esperando que hubiera citas para Mérida. Aquí llegue a las 7am ya que a las 8:00am según este papel, me corresponde solicitar las planillas. Mi sorpresa fue que al entrar había una cola de personas, que al igual que yo, van a realizar la misma solicitud y actualmente son las 10am y aún los funcionarios no nos atienden, solo movieron la cola desde la entrada al primer piso y nos ordenaron esperar para que nos firmen y sellen. Luego dicen que nos llamaran de 10 en 10 para realizar la solicitud”. Dijo Victoria Guatero una joven que se encontraba en el Registro Principal del Estado Mérida el 26 de abril, esperando su turno para tramitar legalizaciones.

La legalización de documentos ya sea acta de nacimiento, copia certificada, acta de matrimonio, carta de soltería o declaración jurada; se ha vuelto un procedimiento común entre los venezolanos que desean emigrar, pues varios países exigen este trámite para poder obtener una residencia legal, algún trabajo e inclusive cursar estudios básicos o universitarios.

Desde el 2016 las legalizaciones y apostillas fueron descentralizadas y a mediados del mismo año hasta la actualidad, el procedimiento ha tenido mayor demanda ya que cada día aumenta la migración venezolana. Según Contrapunto, un portal web noticioso, en una publicación el nueve de abril de 2018 establecen que “Hay muchas dificultades para medir la migración en todos los países del mundo y según una investigación en la USB estima que han emigrado 4 millones de venezolanos”.

Por otro lado, para el 2017 se formaban grandes colas desde altas horas de la noche y con la finalidad de evitar esto “el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren) habilitó un sistema especial de citas para que las personas puedan realizar legalización de documentos y emisión de actas de matrimonio.

La información la publicó el ente estatal en su Twitter e indicó que para tener acceso al servicio se debe crear un usuario y contraseña ingresando a https://citas.saren.gob.ve, donde se puede elegir el día y la hora para hacer el trámite.

El Saren también anunció que el servicio iniciará en Distrito Capital y luego se extenderá a otros territorios del país”. Así lo anunció El Nacional en su portal web el pasado 21 de febrero.

Proceso para legalizar un documento

La legalización o certificación de documentos consiste en autenticar la firma del Registrador para otorgar validez a un documento que posteriormente será apostillado y utilizado en el extranjero.

El proceso mediante el cual se realiza este trámite, según uno de los funcionarios dentro del Departamento de Certificación de Documentos, especifica que “los usuarios vienen con su respectiva cita, van y la cancelan al banco o por pasarela de pago. Después traen el documento junto con su planilla ya cancelada y uno de los funcionarios la recibe, luego pasan el documento para esta oficina. Después de que se recibe la coordinadora del departamento reparte el trabajo para los cuatro funcionarios que estamos aquí. Hay documentos que son ordinarios y otros habilitados. La tardanza depende de la fecha y la cantidad. Posteriormente cuando se legaliza, se arma, se coloca el sello, luego se pasa al registrador titular o al auxiliar para que lo firmen y después lo bajan a la parte donde se entregan los documentos y la gente viene a retirarlos”.

Pero, para los usuarios el proceso es totalmente diferente. Victoria Guaitero a las 10:15am fue bajada del primer piso y la ubicaron, en la misma cola, esta vez frente a la taquilla para entregar 10 hojas blancas tamaño oficio por documento, un requisito exigido aparte de las estampillas, y generar las planillas que posteriormente debe cancelar. También, son llamadas Planilla Única Bancaria (PUB) la cual especifica el nombre, cédula del solicitante, el código de la cita, tipo de trámite y el monto a cancelar. Luego se dirigió a una fotocopiadora que se encuentra a unos 50 metros del Registro Principal. Allí tienen habilitada una computadora donde las personas pueden cancelar con tarjeta de crédito la PUB por pasarela de pago, Victoria aparte de hacer esto también le sacó copia a cada planilla y al comprobante de pago. Canceló por los servicios y se devolvió al registro.

Al llegar nuevamente, preguntó por la cola para entregar los documentos, un espacio que es llamado por los funcionarios “liquidación de documentos”. Uno de ellos le respondió que regresara al día siguiente, pues para entregar lo papeles recogen la cédula a las 8am y que además cuando se realiza el pago por pasarela debe esperar 48 horas para que se haga efectiva la transferencia.

A los dos días, Victoria regresó. Llegó a un cuarto para las ocho y a las nueve en punto recogieron las cédulas. Hizo la cola y al llegar su turno le revisaron las partidas, que fueran vigentes, que estuvieran canceladas y que llevará las estampillas solicitadas. Victoria canceló todos los documentos habilitados, con un monto de 148.000Bs correspondiente a 296 U.T. Según los funcionarios de la taquilla un documento habilitado tarda tres días, pero a Victoria le marcaron en una de las planillas que podía retirar las partidas entre tres y cinco días.

Victoria regresó por sus documentos el miércoles dos de mayo, hizo la cola correspondiente para retirar los papeles y no le tenían respuesta. De la misma forma lo hizo dos días después y le contestaron que regresara el lunes. Luego volvió el viernes 11 de mayo y solo le informaron que sus documentos aún no estaban listos, de seguro le faltaba la firma del registrador o algunos sellos.

Diariamente en el Registro Principal el 60% de los usuarios no reciben a tiempo sus documentos legalizados, otro usuario al igual que Victoria en espera de su trámite afirmó que “pagas habilitado y te lo entregan dos semanas después, o sea no es habilitado nada. La única forma es que subas y le expongas el caso al registrador y te lo sacan de un día para otro.  Manda hacer el trámite por orden de él. Pero, por sistema es caerse a mentiras”.

No obstante, Elisa Vivas, funcionario perteneciente al Departamento de Entrega de Documentos asevera que “A diario se realizan entre 500 y 700 documentos. Los habilitados siempre salen a la fecha al igual que los ordinarios, gracias a Dios. Las veces que se han tardado algunos documentos es por falta de luz, sistema, equipos y recurso humano”. 

Sin embargo, la Ley de Registros y del Notariado en su artículo 29 establece que “La habilitación de las horas de despacho se hará solo en caso de urgencia jurada y comprobada por el Registrador y Notario Público o Notaria Pública, quienes deberán inscribir o autenticar los documentos o actos en un plazo menor a tres días …”

Sistema manual versus sistema automatizado

Antes del mes de marzo el proceso para legalizar documentos era manual, las colas eran enormes y a pesar de eso, actualmente cuando ya está implementado el sistema automatizado el 27% de los usuarios que varias veces han realizado este tipo de trámite prefieren regresar al proceso anterior. El resto considera que la modalidad actual se encuentra entre buena, igual que la anterior e inclusive es mejorable.

Andrea, uno de los usuarios que frecuentemente está ayudando a las personas que recurren a ella con las legalizaciones, dice que “entre el sistema anterior y el nuevo si hay mejoras, aunque es prácticamente lo mismo, porque el proceso sigue siendo lento. Lo único es que ya no hay cola y están un poco más organizados dentro. Pero, el proceso sigue siendo lento e incluso está más lento que antes. Ha mejorado algunos aspectos como la cola y el bululú, pero entonces se tarda más. Por lo engorroso del trámite las personas prefieren pagar para que le hagan todo”.

Luis Sábato a diferencia de Andrea es la primera vez que asiste al Registro Principal y comenta “llevo cuatro horas haciendo cola para consignar mi documento, no me costó pedir la cita, vengo a registrar título, pero el procedimiento es lento y además se ve que falta personal”.

Otros usuarios, que prefirieron reservar su identidad, igual que ellos expresaron su opinión respecto al sistema anterior en contraste al actual:

“Antes era como mejor, daban respuesta más rápido y ahorita hay mucha limitante. Y lo que están haciendo es buscar negocios ya que con este sistema es puro negocio, trampa y limitantes para las personas que realmente vienen hacer algo. Antes venias, hacías tu cola y atendían hasta 200 personas y ahorita atienden como a 30 y no es rápido. El documento que estoy buscando es habilitado y desde hace 15 días no me lo han entregado”.

“Con este sistema hay más orden, ahorita con las citas es más organizado, de hecho, ya tramité nuevos documentos y me aparecieron todos. Con las citas es más fácil el proceso, sin cita era más desordenado, tardaba más, se traspapelaba. Se trabajaba mal y ahorita con la cita llegas temprano, sacas tu cita y de una vez te puedes ir al banco, cancelas y luego llegas a entregar, todo el proceso es más agilizado”.

“No noto la diferencia entre el sistema anterior y este. Todo es igual, lo único es que antes era más fácil en el sentido de que no había citas”.

“Me parece un abuso la tardanza para atender, empiezan a las 9am y todo el sistema deberían mejorarlo porque esa era la idea de sistematizarlo”.

Por el contrario, algunos funcionaron afirman que el nuevo sistema es mejor. “Se atienden alrededor de 100 personas diarias, por la cantidad de citas que genera el sistema. Con el sistema anterior se atendían 300 personas diarias. Con el sistema actual la gente viene hacer su trámite personalizado y no anda en esas colas y la gente ya no tiene que madrugar y estarse dos o hasta tres días allá afuera. Es más efectivo con la cita. Todos los documentos tanto ordinarios como habilitados, ahorita salen a tiempo”. Funcionario que pidió reservar el nombre.

“Con el sistema nuevo el trabajo es menos pesado que anteriormente. Lo único es que antes cada usuario podía hacer tres documentos y ahora son seis”. Funcionario que pidió reservar el nombre.

“El nuevo sistema es mejor, eliminó vicios y situaciones, hasta el impacto visual”. Funcionario que pidió reservar el nombre.

https://citas.saren.gob.ve/

Información para realizar una legalización

El manual que establece los requisitos únicos y obligatorios para la tramitación de actos o negocios jurídicos en los Registros Principales, Mercantiles, Públicos y las Notarías. En su artículo cuatro establece que “El personal adscrito a los Registros Principales, Mercantiles, Públicos y Notarías del país, tiene el deber de ofrecer a los ciudadanos y ciudadanas, la información completa, oportuna y veraz en relación con los requisitos para los trámites de todos los actos o negocios jurídicos que se realicen ante los mismos, a tal fin, se deberá fijar en un sitio visible al público los requisitos exigidos para cada trámite, así como en la página web del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)”.

De igual forma uno de los objetivos estratégicos del Saren indica que deben “proveer a los ciudadanos venezolanos un Sistema de Registros y Notarías de fácil acceso a la información por medio de herramientas efectivas”.

En el Registro principal, en una de sus paredes se encuentran pegadas dos hojas blancas que en negrita y mayúsculas dice “taquilla”, una indica que para los menores de edad no deben cancelar ninguna U.T y la otra las copias que deben llevar de la PUB. Asimismo en otra pared está un afiche colorido donde invitan a las personas a ingresar a por el portal web citas.saren.gob.ve y pedir su cita programada.

Una señora mayor resaltó la falta de información que hay “el sistema nuevo no es accesible para todos los usuarios, los campesinos o de zonas rurales no tienen acceso ni saben cómo manipular el sistema por internet. Aquí no dicen nada, ni cuantas estampillas traer, lo de las hojas blancas no lo sabía. He entrado y salido varias veces porque siempre me falta algo. ¡Aquí no dan la información completa!”

Del mismo modo, una madre que buscaba información para tramitar las partidas de sus hijos aseguró que la información la consiguió porque llamó por teléfono a un amigo que es gestor y le indicó como era el proceso. “Aquí solo me dijeron que debía buscar la cita por internet. Pero no me especificaron si tenía que abrirles una cuenta a mis hijos o si había una opción para agregarlos como menores de edad, algo que en la página o cuentas oficiales del Saren tampoco indican, esto mi amigo luego me lo aclaró. Tampoco me comentaron que hay que traer 10 hojas blancas por partida, que no llevan estampillas las partidas de menor y que si pido el trámite habilitado debo cancelar al banco 100.000Bs y de ser ordinario el proceso es gratuito”.

Documentos extraviados

La visión del Saren es “ser un órgano que coadyuve a garantizar la seguridad jurídica de los actos protocolizados y autenticados de los usuarios, mediante un sistema integral de registros y notarías confiable, eficiente, auto-sustentable y transparente”

También, tienen como objetivo “garantizar que los actos y solicitudes de los ciudadanos alcancen la máxima seguridad, eficiencia y rapidez, con la finalidad de obtener procesos oportunos y expeditos en los servicios solicitados”.

Te invitamos a suscribirte al canal de YouTube del Min. @NestorReverol https://t.co/VKjF6aEyin pic.twitter.com/kMOhwxzZsL

— REGISTROS Y NOTARÍAS (@SarenEnLinea) 15 de mayo de 2018

A pesar de ello, de sus bases consolidadas, varios usuarios han reportado la pérdida de documentos, donde el 47% de los usuarios cuando van a retirarlos, por lo menos uno se ha perdido. Esto son algunos de los casos encontrados en lo que va del mes de mayo:

“Me ha ocurrido que se pierden los documentos y nunca más aparecen, en caso tal de traspapelo. En el registro no dicen nada, no saben la respuesta solo que se perdió y debo hacer el trámite otra vez. Se le han perdido 3 documentos”. Usuario que pidió reservar el nombre.

“Se pierden los documentos. A mí se me han perdido 9 documentos. Solo me dicen que venga mañana, venga mañana, no me dan respuesta y prefiero solucionar por mi parte. Hacer todo otra vez y perder el tiempo”. José Paredes.

“Si se me han perdido documentos en el registro principal, dos documentos que no aparecen desde el 26 de febrero. He tenido que tramitarlos de nuevo. La pérdida fue debido a la gran magnitud de documentos que procesaron en el operativo de marzo, los de febrero no aparecieron”. Usuario que pidió reservar el nombre.

“Se me ha perdido un documento. El documento apareció después, pero fue todo un rollo que porque la planilla no era y al final tuve que resolver por mi parte”. Usuario que pidió reservar el nombre.

“Se me han perdido 31 documentos entre enero y febrero. Yo soy gestora y tuve dos meses fuera del país, mandé a mis sobrinas a que los retiraran y siempre le decían que no estaban listos. Regrese para poder solucionarle el problema a los clientes y aquí no me dieron respuesta. Sé que la situación está difícil y que hay que rebuscarse pero que sea con honestidad. No robándole las planillas a otros usuarios”. Liliana Rosales.

Por otra parte, dos de los funcionarios dijeron que no podían hablar sobre pérdida de documentos, cuatro que nunca se había extraviado un documento y solo uno afirmó que el percance ha sucedió poco pero, que en verdad han desaparecido algunos documentos con el sistema que había anteriormente por la cantidad exagerada de documentos que recibían.

Recursos del Registro Principal del Estado Mérida

Un usuario que cuyo nombre pidió reservar indicó que la nómina actual es de 55 funcionarios de los cuales solo asisten 46, en los seis meses que él lleva allí ninguno ha renunciado y anteriormente la nómina era de 35 porque los departamentos de apostilla y legalización no existían, estaban solo en Caracas. Igualmente, está seguro de que la cantidad de empleados es más que suficiente para garantizar un buen servicio a los usuarios, de hecho, en ese tiempo han ingresado cinco nuevos funcionarios entre 30 y 40 años.

En cuanto al material para la buena gestión, cuentan con 18 computadoras y el Saren les surte mensualmente hojas, grapas, lapiceros, tinta, entre otros materiales. Pero, aunque lo proveen igual deben solicitarles a los usuarios las hojas tamaño oficio porque lo que reciben les alcanza para trabajar solo 10 días.

Respecto a este tema, el Saren en su portal web revela que “centralizar y controlar los ingresos, así como los gastos operativos, con la finalidad de lograr la sustentabilidad del SAREN y reinvertir parte de ellos para mejorar la efectividad de los servicios en todas las áreas que lo requieran y en función del desarrollo organizacional de la institución”.

“Es evidente de que hay una mala gestión”

Alfredo Trejo Guerrero abogado, magíster en derecho procesal penal, especialista en derecho laboral con experiencia en derecho administrativo y funcionario en el Saren para el año 2013 en el cargo de jefe de servicios. Comparte su opinión personal en relación a la actual gestión del Registro principal del Estado Mérida.

El especialista, respecto a la corrupción en el Registro Principal, dice que no hay pruebas de que realmente suceda dicho delito, pero que “existe la ley contra la corrupción, cuando se retarda algún proceso y está penado”. Por otro lado, aunado la situación actual del país, “desde el punto de vista subjetivo, en razón de la híper inflación y el caos institucional, ha hecho que la gestión sea sumamente mala. Pues no están motivados los trabajadores, es un caos. Actualmente la gestión en cualquier institución del estado, especialmente en el Saren o en el Registro es sumamente mala”. No obstante, prosiguió mencionando diversas leyes que avalan este tipo de infracción “existen muchas leyes que pueden sancionar a un funcionario público. Desde el punto de vista disciplinario, que es la Ley del Estatuto de la Función Pública que es donde están las causales de destitución, causales disciplinarias con las que se regula la función pública. Igualmente, eso va encadenado con la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, específicamente, lo que son los artículos tres y cuatro, desde el punto de vista penal está la Ley Contra la Corrupción, igualmente la Ley Orgánica de la Administración Pública en el artículo nueve que también regula el funcionamiento ya que debe ser transparente e idónea, en general hay una serie de principios que regulan la administración pública”.

También el Código Penal posee un apartado, específicamente en el artículo 197 dice que por extraviar un documento público, el funcionario responsable “será castigado con presidio de uno a dos meses” y en el artículo 198 que por retraso u omisión de sus funciones “será castigado con presidio entre tres y cinco años”.

Según su experiencia en años anteriores aseguró que “hay una buena gestión, solo si hay voluntad por parte de los máximos jerarca y si los funcionarios tienen las ganas de ser servidores públicos y hacer las cosas como lo establece la normativa legal. Anteriormente, cuando yo trabaje para el Saren, los usuarios no duraban más de una hora haciendo un trámite. La diferencia es que anteriormente los funcionarios trabajaban con voluntad”. Prosigue diciendo que “es evidente de que hay una mala gestión por cuanto que existe una serie de irregularidades desde el punto de vista de los procesos, por falta de capacidad intelectual por parte de los gerentes y hace que los procesos se retrasen. Puede ser que hallan personas o motivos que ocasionan esos retrasos. Me consta”.

El abogado Alfredo Trejo concluye diciendo que se “necesitan personas con experiencia y capacidad. Que se pongan en el lugar de los usuarios, porque lo más engorroso para un ciudadano es ir a cualquier organismo, porque es impresionante la cantidad de trabas que le ponen.  También, buscar la forma de agilizar los procesos y el registrador debería estar desde las siete de la mañana vigilando los procesos, viendo que se cumplan como establece la normativa legal vigente y tratar de darle solución a todos los problemas de los usuarios. Es un trabajo que cansa demasiado, pero es una labor de un servidor público. Actualmente se piden citas, lo que significa que todo está centralizado y eso es un error. Lo ideal es que exista el feudalismo y la descentralización incluso en esos órganos de la administración pública”.

Gestión en el Registro Principal del Estado Mérida
Infogram